Cyklus textov vysvetľujúcich pojmy a skratky z pracovného prostredia sa týmto textom blíži do finále. Určite však nie je posledným a do budúcna pripravujeme ďalšie. V tomto kole nám ostalo ešte niekoľko bežne používaných ale aj pomerne nových pojmov, začítajte sa.
ONBOARDING
S onboardingom sa v tejto dobe stretáva už veľké percento zamestnancov, ktorí začínajú pracovať v novej spoločnosti. Voľným prekladom slova je „Nástup na palubu“, no netýka sa žiadnej verejnej dopravy. Pod týmto pojmom rozumieme adaptačný proces zamestnanca. Jeho úlohou je čo najlepšie a najplynulejšie začlenenie zamestnanca do systému organizácie a jej prostredia.
Proces onboardingu sa skladá z viacerých fáz a ich obsah a nastavenie sú individualizované pre konkrétnu pozíciu či zamestnanca. Počnúc nevyhnutnou administratívou pri nástupe (podpis pracovno-právnych dokumentov, prevzatie vstupnej karty, pridelenie pracovných či ochranných pomôcok a pod.) cez uvedenie zamestnanca do novej role, zoznámenie s kolektívom, predstavenie organizačnej štruktúry, prezentácie histórie a stratégie spoločnosti až po odovzdanie handbooku.
Handbook je komplexný informačný materiál, v ktorom je pre novo-nastúpených zamestnancov pripravený pomyselný ťahák, ku ktorému sa môže zamestnanec počas obdobia onboardingu i neskôr vrátiť. Súčasťou handbooku zvykne byť organizačná štruktúra s fotografiami a kontaktami na najdôležitejších zamestnancov, plán budovy resp. kancelárií, prehľad o pravidlách a povinnostiach v spoločnosti či prehľad zamestnaneckých benefitov. Za prípravu a priebeh tejto fázy je zodpovedné HR spoločnosti.
Ďalšou fázou onbordingu sprevádza nového zamestnanca priamy nadriadený alebo ním určená osoba, ktorá sa často stáva v tomto procese aj formálnym mentorom nového zamestnanca. Za obsahovú prípravu krokov pre čo najlepšiu adaptáciu a prevzatie pracovných úloh je zodpovedný nadriadený. V tejto časti sa často uvádza k jednotlivým krokom aj deadline pre splnenie, aby bolo ľahšie odsledovateľné ich naplnenie.
Poslednou fázou je fáza feedback interview, resp. hodnotiaceho pohovoru. Okrem zamestnanca sa ho zúčastňuje nadriadený, prípadne mentor (ak bol určený) a zástupca HR. Posúdenie naplnenia cieľov adaptačných adaptačného plánu je hodnotenie nie len zo strany zamestnávateľa, no môže sa k jeho plneniu vyjadrovať aj nový zamestnanec, ktorý hodnotí podporu zo strany zamestnávateľa v novom a neznámom prostredí.
Dobre naplánovaný a prevedený proces onboardingu znižuje fluktuáciu zamestnancov v prvých mesiacoch po nástupe, čo najrýchlejšiu adaptáciu a dosiahnutie požadovaného pracovného výkonu a pomáha k vytvoreniu pozitívnej väzby zamestnanca k organizácii a jeho práci.
ORGANIZAČNÁ ŠTRUKTÚRA
Organizačná štruktúra je diagramom, ktorý popisuje mechanizmus a vzťahy v organizácii medzi jednotlivými pozíciami alebo úsekmi, vyplýva z nej postup eskalácie, distribúcie informácií a komunikačné kanály.
Najčastejšie využívaným typom organizačnej štruktúry je hierarchická, ktorá je vhodná najmä pre spoločnosti s rokmi zabehnutými a štandardizovanými procesmi. Každý zamestnanec má jedného nadriadeného, ktorý má následne jedného nadriadeného, až sa dostaneme na vrchol hierarchie k CEO. Určuje vzťahy presne, no zároveň vytvára priveľké množstvo riadiacich úrovní a komunikácia v organizácii prúdi len od vedenia smerom dole k zamestnancom.
S ohľadom na rýchlo meniace sa podmienky v businesse prechádzajú spoločnosti na tzv. funkčnú organizačnú štruktúru. Jednotliví zamestnanci patria pod funkčné jednotky (oddelenia) spoločnosti ako finančné oddelenie, HR oddelenie, PR oddelenie, nákup a obchod a pod. Napriek tomu že sú jednotlivé bunky vedené svojimi manažérmi a zamestnanci (špecialisti) vykonávajú efektívne denné pracovné činnosti, na rozdiel od dobrej internej koordinácie v rámci bunky môže vznikať neochota spolupracovať naprieč oddeleniami, čím sa zamestnanec môže stať izolovaným od komplexného života organizácie. Tento typ je v súčasnosti spoločnosťami najviac preferovaný.
Ďalšími typmi organizačného usporiadania sú maticová, plochá, či divízna organizačná štruktúra.
PRODUKTIVITA PRÁCE
Je kľúčová pre každú organizáciu, no bežný zamestnanec ju nevníma. Ekonomický ukazovateľ produktivity práce sa využíva v rámci finančného, výrobného a personálneho plánovania a vyjadruje pomer vstupov ku výstupom, zjednodušene hovoríme o produktivite práce ako o reálnom výstupe práce zamestnanca za hodinu. Na úroveň produktivity práce vplývajú rôzne faktory ako kvalifikácia zamestnanca, využívané technológie a materiály, štandardizovanie pracovných postupov, pracovné podmienky či klimatické zmeny.
RECRUITMENT
HR využíva tento anglický pojem na označenie náboru a výberu nových zamestnancov. Tento proces si zabezpečujú spoločnosti internými kapacitami (zamestnancami HR oddelenia), alebo je ako služba outsourceovaný pracovnou agentúrou. Recruitment začína pri nečakanom odchode zamestnanca a hľadaní vhodného kandidáta na jeho nahradenie či v prípade otvorených a budúcich plánovaných pozícií. Požiadavky na pracovnú silu vyplývajú z aktuálnych potrieb spoločnosti, situácie na trhu práce, dlhodobého personálneho plánovania, s ohľadom na plánované projekty a pod.
Proces je rozsiahlejší a najčastejšie začína inzerovaním voľnej pracovnej pozície na pracovných portáloch či v spolupráci s úradmi práce, pokračuje selekciou kandidátov spĺňajúcich požadované kvalifikačné a osobnostné predpoklady, testovaním, pracovnými pohovormi a finálnym rozhodnutím o určení úspešného kandidáta.
SABBATICAL
Moderný pojem sabbatical je známy a využívaný skôr v korporátnych či akademických kruhoch. Vychádza z náboženského konceptu kedy si židia pracujúci v poľnohospodárstve každých 7 rokov dožičia 1 rok pauzy, aby si oddýchli oni aj pôda a mohli následne po načerpaní energie pokračovať vo svojej práci.
V pracovnom prostredí o sabbaticale hovoríme ako o dlhšej absencii zamestnanca (oddychu od práce), pre naplnenie osobnostných cieľov, dokončenie akademickej práce či písania knihy, štúdia nesúvisiaceho s prácou či cestovanie. V prípade ak zamestnávateľ zamestnancovi takúto prestávku povolí no v tom čase mu nevypláca mzdu, hovoríme o neplatenom voľne. Mnohé moderné spoločnosti ako jeden z výnimočných benefitov poskytujú možnosť sabbatical, počas ktorého zamestnancovi istú dobu prislúcha aj mzda, najčastejšie ako odmena za odpracované roky.
Sabbatical je výborným nástrojom konkurenčného boja pri získavaní kvalitných zamestnancov, pôsobí ako motivačný faktor a pomáha zabrániť vyhoreniu zamestnancov. Zamestnanci majú možnosť zmeny prostredia, klímy, kultúry, možnosť naučiť sa nový jazyk či hard skill, vykonávať dobrovoľnícku prácu v chudobných regiónoch či vyučovať deti v komunitných školách tretieho sveta.
SICK DAY
Spoločnosti vyznávajúce firemnú kultúru dôvery voči svojim zamestnancom a ich pracovnej morálke poskytujú zamestnancom v prípade náhleho dočasného zhoršenia zdravotného stavu (napr. nachladenie, migréna a pod.) možnosť tzv. Sick day (sick: chorý, day: deň). Spoločnosti ktoré benefit sick day zamestnancom poskytujú si sami určujú ich limit, spravidla ide o niekoľko dní do roka. Zamestnanec telefonicky, emailom alebo prostredníctvom interných komunikačných kanálov oznámi ráno svojmu nadriadenému, že sa necíti zdravotne fit a nemusí navštevovať čakárne plné chorých pacientov pre vystavenie potvrdenia pre zamestnávateľa.
SOFT SKILLS
Tak ako sme si v predchádzajúcom texte vysvetlili význam pojmu hard skills (tvrdé zručnosti), prišlo na rad aj jeho opozitum, soft skills, teda mäkké zručnosti. Tento pojem zahŕňa schopnosti, ktorými môže jednotlivec disponovať a napomáhajú mu v interakcií s okolím, čo ovplyvňuje jeho pracovný výkon. Soft skills zastrešujú črty a vzory správania v oblastiach ako tímová spolupráca, komunikácia, riešenie krízových situácií , vedenie tímu, kreatívne myslenie, odolnosť voči stresu, asertivita, empatia a pod. Najčastejšie sa soft skills očakávajú a vyžadujú u manažérov, obchodníkov či HR. Soft skills je možné sa naučiť alebo sa v nich zlepšiť, na trhu je nespočetné množstvo kurzov rôznych dĺžok a foriem. Soft skills školenia poskytujú aj zamestnávatelia svojim zamestnancom v rámci procesu vzdelávania.
TALENT MANAGEMENT
Talent management predstavuje stratégiu organizácie pre čo najefektívnejšie využitie ľudského kapitálu pre súčasné a budúce potreby s ohľadom na strategické a obchodné ciele organizácie. Ľudské zdroje sú v businesse všeobecne považované za najväčšie aktívum, preto sú firmy a organizácie pod neustálym tlakom a rizikom odchodu svojich najhodnotnejších zamestnancov ku konkurencii. Z tohto dôvodu je Talent management považovaný za jednu z kľúčových priorít v oblasti HR managementu.
Snaha identifikovať, prilákať, rozvíjať a udržať si v organizácii jednotlivcov so želanými odbornými a osobnostnými schopnosťami a znalosťami, motiváciou a pracovnou morálkou napomáhajú maximalizovať výnos z talentov svojich zamestnancov a zároveň tak aj maximalizovať ich produktivitu práce, čo má pozitívny vplyv na hospodárske výsledky.
Vďaka čoraz širšiemu využívaniu nových technológií, metód a prístupov je možné rozmýšľať o talent managemente určenom už nie len pre úzku skupinu riadiacich pracovníkov, ale naprieč všetkými pozíciami a zamestnancami v organizácii.
TIME MANAGEMENT
Fráza „Mám dobrý time management.“ natoľko zľudovela, že sa dostáva do našich slovníkov nie len v pracovnom prostredí. Keďže čas ako veličinu si kúpiť nevieme a plynie bez ohľadu na naše potreby a priania, je prospešné venovať sa jeho lepšiemu plánovaniu, využívaniu a s nimi spojenej disciplíne.
Time management predstavuje vedomú kontrolu nad časom stráveným určitými činnosťami a ich prioritizovaním za účelom zvýšenia efektivity práce, no prirodzene ho využívame aj v osobnom živote. Dobrý time management nám umožňuje dokončiť viac úloh v kratšom čase, znižuje stres a pocit chaosu a napomáha k pracovným (aj osobným) úspechom, často je jeden z hlavných faktorov, ktorý rozdeľuje ľudí na tých viac a menej úspešných.
Existuje mnoho rôznych metód, ktorými sa môžeme pri snahe o lepší time management inšpirovať. Najvyužívanejším a prehľadným je rozdelenie si úloh do kvadrantov, na urgentné – neurgentné – dôležité – nedôležité. Bez ohľadu na to, akú metódu si človek zvolí, dôležité je aby bola pre neho vhodná, fungujúca a prinášala pozitívne výsledky.
TEAM BUILDING
Z anglického prekladu budovanie tímu intuitívne vieme, o akú oblasť aktivít v pracovnom živote ide. Je to postupný proces, ktorého cieľom je priniesť želanú zmenu v tíme, oddelení, prípadne organizácii ako celku, nemôžeme preto hovoriť o jednorazovej aktivite.
Najdôležitejšími oblasťami v ktorých sa očakáva pozitívna zmena alebo zlepšenie bývajú dôvera, komunikácia, spolupráca a motivácia. Ich výsledkom tak býva vyššia produktivita práce a spokojnosť zamestnancov. Zamestnávatelia organizujú pre svojich zamestnancov aktivity na podporu spolupráce pri riešení problémov a dosahovaní spoločného cieľa. Takýmito aktivitami môžu byť napríklad spoločenský večer, športová aktivita, ale aj viacdňový pobyt mimo pracovných priestorov, na ktorom zamestnanci riešia komplexné úlohy či rozvíjajú spoluprácu prostredníctvom viac či menej hravých pripravených úloh.
Za organizáciu team buildingov je najčastejšie zodpovedné HR. Osobnostne nie sme všetci rovnakí, preferujeme rôzne úrovne seba prezentácie a sme viac či menej spoločenskí. Je dôležité, aby program v rámci týchto aktivít bol pripravovaný citlivo, najlepšie v spolupráci s nadriadeným alebo samotnými zamestnancami, keďže najlepšie vnímajú internú dynamiku medzi sebou.
WORK-LIFE BALANCE
Pojem work-life balance znamená rovnováha medzi pracovným a súkromným životom. Udržiavanie rovnováhy v práci a v súkromí a z nich vychádzajúcich rolí pomáha znižovať stres a predchádzať vyhoreniu. Teória work-life balance sa zaoberá množstvom času, ktorý strávime prácou a budovaním kariéry v porovnaní s množstvom času, ktorý trávime so svojou rodinou, priateľmi a robením vecí, ktoré nás bavia. Vnímanie oboch oblastí je u každého z nás iné, preto je pomyselná rovnováha každým z nás vnímaná inak.
V minulosti bolo takmer nemožné „nosiť si prácu domov“, vďaka čomu boli hranice medzi prácou a súkromím omnoho jasnejšie. S príchodom nových technológií sa však hranice zlievajú, pretože fyzická prítomnosť na pracovisku pri výkone práce nie je nevyhnutná (služobné telefonáty po pracovnom čase, vybavovanie emailov aj po príchode domov a pod.). Najväčšou skúškou pre udržanie rovnováhy v pracovnom a súkromnom živote je model práce home office.
Veríme, že vám tento cyklus pomohol sa lepšie zorientovať v pojmoch a skratkách s ktorými ste sa už možno stretli, alebo ktoré by vás možno prekvapili v budúcnosti. Nikto nemá patent na rozum, drvivá väčšina z nás nie sme lingvisti, preto sa netreba hanbiť a požiadať o vysvetlenie, ak niečomu nerozumiete. Nemusíte sa cítiť nepríjemne. Firemný žargón prichádza stále s niečím novým a nepríjemne by sa skôr mali cítiť ľudia, ktorí to s využívaním anglikanizmov a skratiek preháňajú. Veď slovenský jazyk disponuje dostatočným množstvom pekných slov :)